Virksomheder har meget forskellige behov, når det gælder administration, økonomi og den daglige drift. En handelsvirksomhed skal eksempelvis have godt styr på varer og lager, mens en produktionsvirksomhed også skal kunne håndtere produktionsordrer, kapacitet og materialer. En konsulentvirksomhed kan derimod have større fokus på projekter, ressourcer og økonomi. Business Central er udviklet som en samlet forretningsløsning til især små og mellemstore virksomheder og indeholder funktioner inden for blandt andet økonomi, salg, indkøb, lager, projekter, produktion og service.

Microsoft Dynamics 365 Business Central kan derfor være relevant i flere brancher. Systemets værdi afhænger dog af virksomhedens arbejdsgange og af, hvilke funktioner der bliver sat op og anvendt. For nogle virksomheder er økonomi og salg de vigtigste områder, mens andre har behov for mere avanceret lagerstyring, produktion eller servicestyring.

Økonomistyring er en central del af Business Central

Økonomi er en af de vigtigste nøglefunktioner i Business Central. Systemet kan blandt andet anvendes til betalinger, pengestrømme, periodisering, årsafslutning og administration af anlægsaktiver.

Det gør løsningen relevant for mange forskellige typer virksomheder, fordi stort set alle organisationer har behov for at bevare overblikket over økonomien.

En fordel er, at økonomien kan hænge sammen med virksomhedens øvrige aktiviteter. Når virksomheden foretager indkøb, sælger varer eller gennemfører projekter, bliver de økonomiske konsekvenser en del af det samme forretningssystem.

Det kan give økonomiafdelingen og ledelsen et mere samlet billede af virksomhedens situation og reducere behovet for at samle oplysninger manuelt fra forskellige systemer.

Business Central styrker arbejdet i handelsvirksomheder

Engros- og handelsvirksomheder er blandt de virksomhedstyper, hvor Business Central har mange relevante standardfunktioner. Microsoft fremhæver selv engros sammen med professionelle servicevirksomheder som centrale anvendelsesområder.

En handelsvirksomhed skal typisk kunne administrere kunder, leverandører, salgsordrer, indkøb og varer. Her er sammenhængen mellem funktionerne vigtig.

Når en kunde afgiver en ordre, har sælgeren behov for information om varen. Lageret skal efterfølgende kunne håndtere ordren, og økonomiafdelingen skal have de nødvendige oplysninger til fakturering og bogføring.

Business Central kan samle flere af disse processer, så medarbejderne arbejder med data i samme løsning.

Lagerstyring gennem Business Central giver overblik

Virksomheder, der har fysiske produkter, har ofte behov for præcise oplysninger om lageret. Business Central indeholder funktioner til både almindelig lagerstyring og mere omfattende warehouse management. Systemet understøtter blandt andet registrering af varer, lagerbevægelser samt modtagelse, opbevaring og afsendelse.

Det gør funktionerne relevante for eksempelvis grossister, distributører og andre virksomheder med betydelige varebevægelser.

Når lageret hænger sammen med salg og indkøb, får virksomheden et bedre grundlag for planlægning. Medarbejderne kan arbejde ud fra de samme informationer frem for at have forskellige regneark og lokale systemer med hver deres lagertal.

Det kan skabe en mere sammenhængende proces fra indkøb til den endelige levering til kunden.

Produktionsvirksomheder kan bruge Business Central til planlægning

Business Central er ikke begrænset til virksomheder, der blot køber og videresælger produkter. Systemet indeholder også funktioner til produktion.

Microsoft beskriver blandt andet muligheder for at definere produktionsressourcer og kapacitet, planlægge operationer, håndtere produktionskomponenter og administrere produktionsordrer.

For en produktionsvirksomhed er sammenhængen mellem lager, materialer, planlægning og produktion særligt vigtig. Hvis der mangler en nødvendig komponent, kan det påvirke produktionen og i sidste ende leveringen til kunden.

Med Business Central kan produktionsrelaterede processer derfor blive koblet sammen med andre centrale dele af virksomheden.

Business Central kan understøtte projektorienterede virksomheder

Ikke alle virksomheder lever af at sælge fysiske produkter. Konsulentvirksomheder og andre professionelle servicevirksomheder arbejder ofte med projekter, medarbejdertimer, ressourcer og budgetter.

Her indeholder Business Central funktioner til projektstyring. Virksomheder kan blandt andet oprette projekter, planlægge ressourcer, administrere projektbudgetter, følge status og registrere medarbejder- og maskintimer.

Det gør systemet relevant for virksomheder, hvor økonomien i høj grad afhænger af, hvordan tid og ressourcer anvendes på de enkelte projekter.

Når projektdata og økonomi findes i samme løsning, kan virksomheden få et bedre grundlag for at følge projekternes udvikling og økonomiske resultater.

Salg og kunder kan administreres med Business Central

Salgsfunktionerne er relevante på tværs af mange brancher. Business Central understøtter blandt andet tilbud, salgsordrer, returordrer og kundekonti.

Det betyder, at salgsprocessen kan kobles sammen med de øvrige dele af virksomheden.

En medarbejder, der udarbejder et tilbud, arbejder dermed ikke nødvendigvis i et isoleret salgssystem. Oplysningerne kan efterfølgende indgå i ordrebehandlingen og virksomhedens økonomiske processer.

Det er relevant for både handelsvirksomheder, producenter og andre virksomheder med strukturerede salgsprocesser.

Servicevirksomheder får funktioner gennem Business Central

Virksomheder, der sælger service og efterfølgende vedligeholdelse, kan have andre behov end en traditionel handelsvirksomhed. De skal måske administrere serviceordrer, planlægge besøg og holde styr på reservedele.

Business Central indeholder servicestyring, herunder muligheder for at planlægge serviceopkald, administrere serviceordrer og spore reservedele og forsyninger.

Det kan eksempelvis være interessant for virksomheder, der sælger produkter eller udstyr og samtidig står for den efterfølgende service.

På den måde kan den oprindelige handel og den efterfølgende kunderelation håndteres inden for et mere sammenhængende setup.

Business Central giver muligheder for rapportering og analyse

Data får først for alvor værdi, når virksomheden kan bruge dem til noget. Derfor er rapportering og analyse også vigtige funktioner.

Business Central indeholder værktøjer til blandt andet økonomirapportering, KPI’er og analyse af data. Der findes desuden integration med Power BI, og data kan analyseres eller arbejdes videre med i Excel.

For en handelsvirksomhed kan det eksempelvis være interessant at analysere salg og varer. En projektvirksomhed kan fokusere på projekternes økonomi, mens ledelsen kan følge overordnede økonomiske nøgletal.

Det centrale er, at virksomheden kan bruge data fra den daglige drift til at skabe et bedre beslutningsgrundlag.

Integrationer gør Business Central relevant på tværs af brancher

Virksomheder bruger ofte flere digitale løsninger. Derfor er muligheden for integration vigtig.

Business Central kan blandt andet arbejde sammen med Microsoft Teams, Outlook, Excel, Power BI og Power Automate. Microsoft tilbyder også en Shopify-forbindelse til virksomheder med onlinehandel.

Det kan gøre løsningen interessant for virksomheder, der ønsker at skabe et mere sammenhængende digitalt miljø.

En virksomhed med en webshop kan eksempelvis have andre integrationsbehov end en konsulentvirksomhed. Derfor handler det ikke nødvendigvis om at bruge alle funktioner, men om at vælge de funktioner og integrationer, der understøtter virksomhedens konkrete processer.

Forskellige brancher kan tilpasse deres Business Central

En vigtig egenskab ved Business Central er, at systemet kan tilpasses og udvides. Microsoft beskriver, at standardkonfigurationer findes til mange almindelige forretningsprocesser, mens løsningen kan tilpasses virksomhedens behov og suppleres med yderligere funktionalitet.

Det er væsentligt, fordi virksomheder inden for forskellige brancher sjældent arbejder på præcis samme måde.

En grossist kan prioritere lager, indkøb og salg. En produktionsvirksomhed kan fokusere på produktion og planlægning. En professionel servicevirksomhed kan have projektstyring og økonomi som de vigtigste områder.

Dermed kan den samme grundlæggende platform anvendes forskelligt afhængigt af virksomhedstype.

Vælg de rigtige funktioner i Business Central

Business Central rummer mange muligheder, men en virksomhed behøver ikke nødvendigvis bruge alle funktionerne. Det vigtigste er at identificere de processer, der har størst betydning for den konkrete forretning.

For handels- og engrosvirksomheder kan salg, indkøb, lager og warehouse management være centrale områder. For produktionsvirksomheder kan planlægning, lager og produktion være afgørende, mens professionelle servicevirksomheder typisk kan have større fokus på projekter, ressourcer og økonomi. Business Central understøtter netop både almindelige processer inden for engros og professionelle services samt mere komplekse områder som produktion, montage, service og avanceret lagerstyring.

Det gør Business Central til en fleksibel forretningsplatform frem for en løsning, der kun henvender sig til én bestemt branche. Den konkrete værdi afhænger af, hvordan systemet implementeres, hvilke funktioner virksomheden vælger, og hvor godt løsningen bliver tilpasset de daglige arbejdsgange.

Når de rigtige funktioner bliver sat sammen, kan Business Central skabe en tydelig forbindelse mellem økonomi, salg, indkøb, lager, projekter, produktion og service. Det kan give medarbejderne et fælles system at arbejde i og ledelsen et bedre samlet overblik over virksomheden.